Каждой компании необходим офис-менеджер, сотрудник, который отвечает за жизнь офиса, за его комфортность и функционирование.
В небольших компаниях эти функции распределены между несколькими сотрудниками, и в результате, сотрудники или руководители отвлекаются от своих прямых обязанностей.
В компаниях, где существует должность офис-менеджера, его функции настолько различны, что сотрудник на этой должности занимается всем подряд, от пиара, до личного ассистента руководителя, в результате, часть обязанностей опять ложится на всех остальных сотрудников, например, поиск билетов и гостиниц для командировок или оформление представительских расходов и т.д.
В крупных компаниях, где работа организована и все взаимодействия выстроены, возникают ситуации, когда отдельному департаменту или отделу необходим собственный офис-менеджер.
Element No, освобождая от рутины.
Наши услуги:
Ведение электронного документооборота компании. Заполнение/ведение интернет бухгалтерии. Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. Подготовка совещаний (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарами, необходимыми для работы офиса. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. Заказ курьеров, транспорта.
Организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, выбор и бронирование гостиниц. Подготовка документов для отчета о командировках, встречах, переговорах. Визовая поддержка. Организация семинаров, конференций (поиск помещения, разработка программа семинара, приглашение участников, размещение участников, рекламная продукция, сувениры, подведение итогов). Помощь в организации участия в выставках (организация стенда, рекламные материалы, подведение итогов).
Подготовка и отчет о командировках, заказ билетов, гостиниц, организация трансфера.
Составление подробного плана командировок/встреч.
Ведение персонального календаря.
Функции личного помощника для каждого сотрудника компании/отдела (организация различных мероприятий, заказ билетов, запись к врачу, поиск подарка, организация отпуска).
Рассмотрим другой вариант.
Ваша команда растет, вы привлекаете новых сотрудников, расширяя штат, тем самым увеличивая расходы. Новый сотрудник должен дополнять вашу команду. В его развитие вы вкладываете ваше время, силы, финансы. Как правило, новый сотрудник начинает возвращать вложенные в него ресурсы через полгода-год. У вас вырос специалист, заточенный под ваш бизнес, под вашу команду. Вы ни в коем случае не хотите его потерять: премии, медицинская страховка, повышение должности. Как правило, данным списком привилегий ограничиваются большинство компаний. И… сотрудник уходит. Дело в том, что на данном этапе требуется дополнительная мотивация и совершенно новый стиль работы. Сотруднику необходим личный помощник.
Element No предлагает уникальную программу мотивации - персональный ассистент для одного и/или группы сотрудников.
Работа нашего Ассистента позволит высвободить время, убрать рутину, минимизировать отчетность, подчеркнет статус сотрудника.
