Как грамотно перевести сотрудников на удаленную работу

18 января 2019
741

Больше 7 лет назад мы встали перед проблемой: где взять разработчиков. В команде уже работали 6 программистов, и вакансии приглашали еще, но отклик был слабый и не релевантный. В итоге мы обратились к другим рынкам и не прогадали. Сегодня «СёрчИнформ» активно практикует удаленную работу. Хотя у компании есть офисы по всей России и представительства в 12 странах, порядка 10% специалистов работают удаленно. Такой формат имеет плюсы, но я расскажу, что стоит учесть, чтобы попытка перехода не пошла прахом.

Прежде чем начать

Имейте в виду, что универсальной методики работы с распределенной командой не существует, и вам придется отрабатывать собственную: искать решения, ошибаться и совершенствовать процессы. Чей-то хороший опыт может быть неэффективным или даже пагубным для вас, ведь все диктует специфика работы. В нашем случае эксперимент длился год. Все это время менеджеры оттачивали технологию работы, время от времени сталкиваясь с проблемами. Только затем мы стали расширять штат удаленных сотрудников по уже проработанной схеме. Так что, прежде чем решаться на новый формат, взвесьте, может ли ваша компания позволить себе эксперимент и некоторое время работать не с максимальной отдачей.

Создайте условия для работы

1. Инструменты

Вместо рабочего пространства со столом и креслом, придется скрупулезно выверить перечень нужных для работы инструментов. Среди них:

· Таск-менеджер для управления задачами.

· CRM-система для управления взаимоотношениями с клиентами (Битрикс и т.д.).

· Инструменты для взаимодействия с командой (почта, мессенджеры и др.)

· Инструменты для подключения к сетевым ресурсам (TeamView и др.)

· Сервисы для проведения вебинаров (webinar.ru и др.)

Перечень напрямую зависит от специфики работы удаленного специалиста. В нашем списке были еще багтрекинговая система, подключение к общей среде разработки и программа интернет-телефонии.

2. Хранение корпоративной информации и доступ

Разбросанные по стране сотрудники должны свободно обращаться к нужной информации. Но, учитывая конфиденциальность, в интересах компании – позаботиться, чтобы этот доступ был безопасным, и настроить VPN-подключение.

Еще важнее определиться, где хранить данные: использовать удобные и доступные облачные сервисы или обзавестись собственным сетевым хранилищем. В первом случае, вы будете хранить данные на чужих серверах, разбросанных по разным регионам, как и ваша команда. Если один из серверов «ляжет» – вы и не заметите проблемы: ее решит служба поддержки облачного сервиса. Сетевое же хранилище – собственный сервер, эксплуатация которого стоит дороже и требует поддержки специалиста (а для бесперебойности работы лучше, чтобы серверов было несколько). Это затратнее, но вы будете уверены, что коммерчески ценные данные – внутри компании и доступ к ним ограничен. Для многих организаций это принципиально.

Отсутствие офиса и начальника поблизости расслабляет. А холодильник с телевизором усугубляют. Сможет ли человек самоорганизоваться в таких условиях?

Вопрос цены/ Что почем

Диапазон цен широк и зависит от многих нюансов, но давайте на контрасте: реализация сетевого хранилища при помощи популярных устройств Synology объемом в 16 Тб обойдется примерно в $2500-$3000. Для сравнения аренда такого же пространства в облаке – например, в Google Диске – будет стоить порядка $200 в месяц. Мы – как производитель систем для защиты бизнеса – облачным технологиям не доверяем. Хотя они вполне подходят организациям, чьи бизнес-процессы не чувствительны к конфиденциальности информации.

Таск-трекер, ERP-система, CRM-система у наc самописные. Но на рынке их огромное количество, от Microsoft с гигантской стоимостью и безграничными возможностями (Axapta – 150 000$) до самой известной CRM-системы Terrasoft. Если вы точно понимаете, что вам нужно, то определенно найдете вариант под свой бюджет.

Введите регламент и контролируйте рабочее время

Отсутствие офиса и начальника поблизости расслабляет. А холодильник с телевизором усугубляют. Сможет ли человек самоорганизоваться в таких условиях?

Мы еще на собеседовании даем понять, что удалённая работа почти не будет отличаться от офисной: обычно рабочий день с 9-00 до 18-00, час на обед, зарплата на карточку. За нарушения – санкции. Сотрудник не должен ощущать себя обособленным. Задача работодателя – помочь и так наладить взаимодействие в команде, чтобы люди ощутили себя в единой рабочей среде.

Для проверки соблюдения регламента понадобится система учета рабочего времени. Такие программы анализируют, сколько и над чем люди работают, в каких программах и приложениях, чем занимаются в интернете. Отчеты помогают отслеживать нарушения и оценивать эффективность работы. Так вы будете объективно понимать, приносит ли специалист ту пользу для компании, которой вы от него ожидали.

Мы контролируем дисциплину всех сотрудников с помощью собственной системы учета рабочего времени. Если опыта применения таких инструментов нет, подскажу несколько принципиально важных критериев выбора:

· Разнообразие отчетов. Многие системы показывают картину занятости слишком общо: во сколько включил и выключил компьютер, сколько времени был активен. Но человек мог пить кофе, включив ноутбук, или проявлять активность не по работе. Отчёты должны давать достаточно информации для оценки полезности специалиста.

· Сильная аналитика. Например, одни программы просто отслеживают посещенные сайты – и после вы долго разбираете эти списки «вручную». А другие категоризируют автоматически – и объясняют, что один сотрудник 20% времени «ходил» по новостным ресурсам, а другой то же время читал профлитературу. Их эффективность будет отличаться, и с хорошей аналитикой вы сможете это учесть.

· Возможность усилить контроль. С некоторых систем учета можно перейти на DLP-системы, которые не только проконтролируют дисциплину, но и защитят бизнес от утечек. Переход дастся проще, поскольку вы уже частично знаете продукт, и гораздо дешевле.

Удаленная работа имеет два неоспоримых плюса: возможность нанимать компетентных и хорошо мотивированных специалистов независимо от их местоположения и при этом не увеличивать расходы на аренду и офис.

Синхронизируйте рабочие часы коллег

Работа над одной задачей из разных часовых поясов может вылиться в простои. Если рабочий день у специалистов начинается в разное время, реакция так или иначе будет отложенной, но это можно контролировать. Мы позаботились о том, чтобы графики коллег пересекались минимум на 4 часа. В это время они строго на связи и оперативно реагируют. Кроме того, отделы предусмотрительно планируются и руководители следят, чтобы у каждого члена команды были задачи «наперед» и ясные приоритеты.

Позаботьтесь о безопасности

Клиентские базы, финансовая информация, уникальные разработки и даже просто знание внутренних процессов – все это ценная информация, наверняка интересная третьим сторонам. Например, конкурентам – чтобы вас обойти. А значит, сотрудники, имеющие доступ к таким секретам фирмы, – по умолчанию потенциальная угроза. Они могут использовать информацию в корыстных целях или сливать ее в результате шантажа. В любом случае обнаружить мошенничество за пределами корпоративной сети очень сложно. Этот риск также закрывается с помощью специальных программ – DLP-систем. ПО устанавливается на компьютеры удаленных сотрудников и контролирует каналы передачи информации. Так компания видит, что происходит с ее данными, а в случае нарушения политик безопасности получает оповещение. Задача DLP – предотвратить утечку, но возможности некоторых продуктов шире и позволяют пресекать разные виды мошенничества.

Мы используем собственную DLP-систему. Для тех, кто соберется попробовать такой инструмент, подскажу несколько критериев выбора:

· Количество контролируемых каналов.

· Аналитические возможности.

· Надежность и скорость работы системы.

· Наличие, качество и быстрота реакции техподдержки.

· Экспертиза, опыт и надежность вендора.

· Цена и стоимость владения системой.

Результат

Забегая вперед, скажу, что после разработчиков мы перевели на удаленку тестировщиков и окончательно закрепили такой формат работы. Но все же к эксперименту следует подходить осторожно. Кроме вопросов контроля и безопасности, тут остро стоит вопрос мотивации и управления персоналом. Распределенной команде нужен сильный менеджмент, чтобы каждый удаленный специалист чувствовал себя частью коллектива. Незнание того, что стоит за аватарами коллег в мессенджерах и чем в глобальном смысле полезна та или иная работа, демотивирует. Задача менеджера – объединить разрозненный коллектив, контролировать настроения и по возможности все же устраивать очные встречи. Мы, например, каждое лето организуем выездной корпоратив, куда приглашаем всех сотрудников независимо от региона. Что касается офисных плюшек, которых лишены «домашние» специалисты, – они успешно компенсируются зарплатой, выше средней по их региону.

Если подводить итог, то удаленная работа имеет два неоспоримых плюса: возможность нанимать компетентных и хорошо мотивированных специалистов независимо от их местоположения и при этом не увеличивать расходы на аренду и содержание офисов. Если подойдёте к организации удаленной работы серьезно, опыт наверняка будет положительным.

Автор

Юлия Потапова

ведущий HR ООО "ГЕТ ИТ"

image

Профиль
Изменить информацию о себе
Компании
Изменить информацию о компаниях и спецпредложениях
Подарки партнеров
Скидки на сервисы для бизнеса
Москва
Алтайский край
Амурская обл
Архангельская обл
Астраханская обл
Белгородская обл
Брянская обл
Владимирская обл
Волгоградская обл
Вологодская обл
Воронежская обл
Еврейская АО
Забайкальский край
Ивановская обл
Иркутская обл
Кабардино-Балкарская респ
Калининградская обл
Калужская обл
Камчатский край
Карачаево-Черкесская респ
Кемеровская обл
Кировская обл
Костромская обл
Краснодарский край
Красноярский край
Курганская обл
Курская обл
Ленинградская обл
Липецкая обл
Московская обл
Мурманская обл
Нижегородская обл
Новгородская обл
Новосибирская обл
Омская обл
Оренбургская обл
Орловская обл
Пензенская обл
Пермский край
Приморский край
Псковская обл
Респ Адыгея
Респ Алтай
Респ Башкортостан
Респ Бурятия
Респ Дагестан
Респ Карелия
Респ Коми
Респ Марий Эл
Респ Мордовия
Респ Саха
Респ Северная Осетия - Алания
Респ Татарстан
Респ Тыва (Тува)
Респ Хакасия
Ростовская обл
Рязанская обл
Самарская обл
Саратовская обл
Сахалинская обл
Свердловская обл
Смоленская обл
Ставропольский край
Тамбовская обл
Тверская обл
Томская обл
Тульская обл
Тюменская обл
Удмуртская Респ
Ульяновская обл
Хабаровский край
Ханты-Мансийский АО
Челябинская обл
Чеченская респ
Чувашская респ
Ямало-Ненецкий АО
Ярославская обл
Ваш город Москва?
Да