Общество с ограниченной ответственностью "АСТРЕЯ и КОМПАНИЯ"

Деловая переписка

2 недели назад
940

Дьявол всегда кроется в деталях!

Спорим, что вы если не всегда, то хотя бы иногда ведете деловую переписку посредством электронной почты и мессенджеров, согласовываете в них условия поставок, заказы, сроки и другие моменты, которые не вошли в текст договора? А еще могу предположить, что вы если и отправляете оригиналы документов почтой, то это только сами договоры и бухгалтерские документы, а если вас коллеги из юридического отдела или бухгалтерии не прижмут к стенке, то вы и про это можете забыть, потому что есть ведь сканы (наверное), а есть и так дела поважнее, чем эти «бумажки». И это нормально, потому что деньги зарабатывать приоритетнее, чем думать о том, что уже в прошлом.

Как в моей практике проигрывалась история с копиями:

- суд принимает заверенные копии и не просит подлинники;

- суд принимает заверенные копии и просит предоставить подлинники;

- как сторона процесса я просила суд обязать противную сторону предоставить оригинал документа, так как, оригинала не существует в природе, мой доверитель никогда его не подписывал. На что суд со ссылкой на ст. 75 АПК РФ указал, что у суда отсутствует обязанность истребовать подлинники документов, суду достаточно заверенной копии документа. Другие судьи в подобных случаях удовлетворяли мое ходатайство и истребовали у противной стороны подлинник документа.

Как бывший сотрудник юридического отдела предприятия могу по своему опыту сказать, что в глубине души всегда успокаивала себя тем, что если до суда дело дойдет, то хотя бы есть подписанные сканированные копии договора и документов к нему. Конечно, это лучше, чем ничего думала я, но нет, всё не так. L

Вот выдержка из судебного акта апелляционной инстанции (18 ААС):

«Апелляционный суд отмечает, что для придания электронному документу юридической силы в нем должны присутствовать необходимые реквизиты и должна быть подтверждена компетентность источника документа. К необходимым реквизитам относятся идентификационный код, должность и фамилия лица, ответственного за изготовление документа, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе, а также должны быть созданы технические, программные средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами. В настоящее время единственным, прямо указанным в законодательстве и применяемым на практике средством подтверждения происхождения электронного документа является применение электронно-цифровой подписи. Общие правила, регулирующие порядок и условия использования ЭЦП, установлены Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В соответствии с указанным Законом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение только при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи (документе на бумажном носителе или электронном документе, выдаваемом участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи). Законодательство не исключает возможности применения иных форм подтверждения подлинности электронных документов и подписи уполномоченных лиц. Но как в случае применения ЭЦП, так и при применении какого-либо иного способа подтверждения подлинности электронного документа стороны должны заключить соглашение, регулирующее отношения по обмену между ними электронными документами. В таком соглашении должны содержаться:

- условия и порядок электронного документооборота; - условия и порядок использования ЭЦП (либо иного кода/способа подтверждения);

 - порядок урегулирования разногласий в случае возникновения спора о факте заключения либо содержания документов, переданных по электронной связи.

При отсутствии такого соглашения суд вправе не принимать к рассмотрению в качестве доказательств электронные документы (см. Письмо ВАС РФ от 19 августа 1994 г. N С1-7/ОП-587). Поскольку подлинники документов в материалах дела отсутствуют, судебная коллегия критически оценивает представленные документы, и полагает, что они не могут оцениваться в качестве допустимых доказательств наличия обязательственных отношений между истцом и ответчиком, а также подтверждать факт поставки товара истцом первому ответчику. Процессуальное законодательство допускает использование в качестве доказательств заверенные копии документов, а отсутствие у стороны подлинника представленного доказательства, само по себе не исключает использование имеющейся в деле копии в качестве надлежащего доказательства. Копии не нотариально удостоверенные могут быть признаны «надлежащим образом заверенными» только в том случае, если юридическое лицо, заверившее такие копии, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (подлинник документа находится в его законном распоряжении, например, был адресован и доставлен организации способом, подтверждающим факт доставки корреспонденции) или если юридическое лицо является стороной сделки и располагает подлинным экземпляром договора. »

Напомню, что с 01 июля 2018 года в действие введен "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).

Какие выводы сделаны и мои рекомендации на основе этих выводов:

  1. Идеально. Своевременно обеспечивать обмен оригиналами документов, потому что ваши задачи все время обновляются и вопрос по обмену оригиналами документов быстро теряет свою актуальность. Обязать в положениях о договорной работе или в должностных инструкциях ответственных лиц обеспечивать возврат оригиналов в вашу компанию строго в установленные сроки.
  2. Не приступать к исполнению обязательств по договору без подписанных документов.
  3. Все-таки вести переписку по спорным вопросам посредством услуг Почты России (хотя бы заказные письма, в идеале – с описью вложения). Особенно, когда на кону существенная для вашего предприятия сумма денег.
  4. В договоре указывать возможность обмена информацией по исполнению договора посредством электронной почты с обязательным указанием конкретного адреса электронной почты. Согласовать в договоре, что сторонами такой способ признается надлежащим и допустимым, и каждая сторона договора самостоятельно обеспечивает доступ к указанному адресу только уполномоченных лиц и соответственно несет риск негативных последствий вследствие использования указанным электронным почтовым ящиком неуполномоченными лицами.
  5. Если используете в деловой переписке мессенджеры, то необходимо в договоре также зафиксировать номера телефонов, привязанные к мессенджеру и возложить на каждую сторону  обязательство за добросовестное использование этих средств связи и риск негативных последствий вследствие недобросовестного использования неуполномоченными лицами мессенджеров.
  6. Запретить сотрудникам использовать личные электронные почтовые адреса в работе (можно в форме приказа по предприятию).
 

Чем наша компания может быть вам полезна:

  1. Разработаем типовой договор, в котором предусмотрим все детали, исходя из деятельности вашего предприятия.
  2. Проведем правовую экспертизу на предмет наличия условий с риском для имущественных интересов вашей компании. Примем участие в согласовании условий договора с вашим контрагентом.
  3. Подготовим проект положения о договорной работе;
  4. Подготовим регламент по документообороту в вашей компании;
  5. Осуществим представительство в суде, если интересы вашей компании были ущемлены в результате недобросовестных действий ваших контрагентов.

С уважением, Сергеева Юлия

+7(351)777-32-05

www.7773205.ru/

image

Профиль
Изменить информацию о себе
Компании
Изменить информацию о компаниях и спецпредложениях
Подарки партнеров
Скидки на сервисы для бизнеса
Москва
Алтайский край
Амурская обл
Архангельская обл
Астраханская обл
Белгородская обл
Брянская обл
Владимирская обл
Волгоградская обл
Вологодская обл
Воронежская обл
Еврейская АО
Забайкальский край
Ивановская обл
Иркутская обл
Кабардино-Балкарская респ
Калининградская обл
Калужская обл
Камчатский край
Карачаево-Черкесская респ
Кемеровская обл
Кировская обл
Костромская обл
Краснодарский край
Красноярский край
Курганская обл
Курская обл
Ленинградская обл
Липецкая обл
Московская обл
Мурманская обл
Нижегородская обл
Новгородская обл
Новосибирская обл
Омская обл
Оренбургская обл
Орловская обл
Пензенская обл
Пермский край
Приморский край
Псковская обл
Респ Адыгея
Респ Алтай
Респ Башкортостан
Респ Бурятия
Респ Дагестан
Респ Карелия
Респ Коми
Респ Марий Эл
Респ Мордовия
Респ Саха
Респ Северная Осетия - Алания
Респ Татарстан
Респ Тыва (Тува)
Респ Хакасия
Ростовская обл
Рязанская обл
Самарская обл
Саратовская обл
Сахалинская обл
Свердловская обл
Смоленская обл
Ставропольский край
Тамбовская обл
Тверская обл
Томская обл
Тульская обл
Тюменская обл
Удмуртская Респ
Ульяновская обл
Хабаровский край
Ханты-Мансийский АО
Челябинская обл
Чеченская респ
Чувашская респ
Ямало-Ненецкий АО
Ярославская обл
Ваш город Москва?
Да