Бизнес Проактив

Отчетность в отделе продаж

2 недели назад
757

Есть ли у вас целый отдел продаж или только один менеджер - это не имеет значения. Во всех компаниях, вне зависимости от численности, есть задача достигнуть желаемого результата и выйти на планируемый оборот. Для того, чтобы понимать, получится ли выйти на желаемую прибыль в планируемые сроки, надо контролировать не только конечную точку, но и результаты в процессе работы.

Если вы давно общаетесь с менеджерами по продажам, то замечали, что если у них стоит только месячный план, велик соблазн первые пару недель в месяце поработать спустя рукава, а потом наверстать упущенное. Вас как начальника отела продаж, а тем более если вы собственник компании, это не устраивает. Ведь если работать планомерно и методично, то можно достичь большего результата.

Это один из самых важных вопросов для начальника отдела продаж: как организовать контроль за менеджером по продажам?

Контролировать, к какому часу он приходит на работу? Чем занимается на работе? Или только те результаты, которые он показывает по итогам месяца?

Практика показывает, что ни один из перечисленных вариантов контроля не приносит результатов. Если мы контролируем каждый шаг сотрудника, мы, во-первых, тратим много времени на это, во-вторых, лишаем сотрудника какой-либо инициативы. Он не хочет ничего придумывать, поскольку знает, что его все равно проконтролируют и дадут по рукам. Второй вариант – производить контроль постфактум, по итогам месяца работы - тоже не принесет плодов, так как фактически контролем и не является, это лишь фиксация результатов.

Лучше выбирать средний вариант — ежедневный (еженедельный) контроль результатов.

Но за день менеджер по продажам может ничего не продать? Конечно. Он может ничего не продать за месяц или два, а в некоторых бизнесах и за год, потому что цикл сделки везде разный. Но это абсолютно не значит, что невозможно контролировать ежедневный результат работы менеджера. Как это сделать?

Результат и процесс

В первую очередь, определим, что такое результат и что такое процесс.

Результат — это конкретное измеримое достижение.

Процесс — это действие без фиксации результата за период и без обозначения оставшихся этапов.

Результат: Я за сегодня сделал 50 звонков, из них в 10 удалось назначить встречу.

Процесс: Я сегодня звонил, может быть, завтра с двумя встречусь.

Вас интересует результат и процесс движения к результату, но не субъективный, а тот, который можно измерить.

В компании обычно известно, чего хотим достичь, что должны сделать, чтобы этого достичь. Поэтому и важно понимать, как мы продвигаемся к цели. Для этого требуется регулярно контролировать показатели воронки продаж. А от менеджера требуется заполнение ежедневных отчетов с фиксацией действий с клиентами.

Рассмотрим основные этапы продаж (воронки продаж)

  1. Звонок
  2. Назначение встречи.
  3. Получение технического задания.
  4. Подготовка коммерческого предложения.
  5. Подписание договора.

Менеджер должен фиксировать только действие, которое он произвел с клиентом, и этап, на котором находится.

Руководитель фиксирует, сколько клиентов на каких этапах находится. Если за день добавилось 10 клиентов на 1 этапе, значит, менеджер совершил 10 эффективных холодных звонков. Если произошло еще 10 перемещений клиентов с этапа на этап, значит, велась еще работа с 10 клиентами. Мы понимаем результативность менеджера, хотя он еще не совершил ни одной продажи. Он все больше и больше клиентов продвигает к финалу.

Скачайте примеры форм Отчетности Отдела продаж

Руководитель контролирует

  • Количество клиентов в работе;
  • Скорость перемещения клиентов по этапам;
  • Этапы, на которых «зависают» клиенты.

В итоговом отчете видно сколько каких клиентов на каком этапе находится и то, какие результаты в ближайшее время будут получены.

Данные отчеты можно вести в различных программах, удобнее работать в CRM, но даже если у вас еще не внедрены подобные программы, наш совет: не ждать. Лучше вести хотя бы в Excel, чем не вести совсем. Данные отчеты помогут вам эффективнее работать и понимать, кто из вашей команды лидер, а кто привык отсиживаться.

Кейс по внедрению отчетов менеджеров продаж

Клиент:

Розничный магазин по продаже обручальных колец

Запрос клиента:

Повысить продажи в одном из магазинов, так как там низкий трафик и невысокая покупательская способность

Ситуация:

Первое, с чем мы столкнулись – это специфика бизнеса. В данной отрасли повторные продажи это редкость, поэтому повышать продажи за счет активной работы с имеющейся клиентской базой не имело большого смысла.

Второй момент. Собственник уже вложился в оформление и оборудование точки и не готов был переносить магазин на более проходное место. Реклама в интернете была настроена и показывала хорошие результаты, но ожидаемого роста продаж не происходило.

Что сделали:

  1. Провели диагностику и замерили поток клиентов
  2. Разработка и утверждение приказа об обязательном ведение отчетности
  3. Создание формы ежедневной отчетности для продавцов (с помощью гугл-форм) Мы не стремились создать сложную форму, которая учитывала бы все факторы и все данные работы магазинов. Первично мы хотели показать, что деятельность менеджеров по продажам необходимо контролировать, и фиксировать результат ежедневно. Именно ежедневное отслеживание динамики позволит во время среагировать и внести изменения
  4. Контроль за ежедневным заполнением отчетов продавцами
  5. Анализ полученных данных за две недели
    Форму заполняли оба магазина. Данные за две недели показали, что трафик в магазинах приблизительно одинаковый, но средний чек и сумма продаж различаются почти в 3 раза. Собственник бизнеса был очень удивлен результатам, полученным в результате замеров.

Персонал магазина прошел обучение (скрипты продаж, борьба с возражениями, порядок презентации товара). Также были введены карты покупателей для сбора базы.

Результат по внедрении отчетности:

В течение следующего месяца магазин показал прирост продаж на 24,3%.
Средний чек увеличился с 9000 рублей до 17000 рублей, при этом посещаемость магазина не менялась.

Скачайте примеры форм Отчетности Отдела продаж

Автор

Вельтищев Сергей Валентинович

image

Профиль
Изменить информацию о себе
Компании
Изменить информацию о компаниях и спецпредложениях
Подарки партнеров
Скидки на сервисы для бизнеса
Москва
Алтайский край
Амурская обл
Архангельская обл
Астраханская обл
Белгородская обл
Брянская обл
Владимирская обл
Волгоградская обл
Вологодская обл
Воронежская обл
Еврейская АО
Забайкальский край
Ивановская обл
Иркутская обл
Кабардино-Балкарская респ
Калининградская обл
Калужская обл
Камчатский край
Карачаево-Черкесская респ
Кемеровская обл
Кировская обл
Костромская обл
Краснодарский край
Красноярский край
Курганская обл
Курская обл
Ленинградская обл
Липецкая обл
Московская обл
Мурманская обл
Нижегородская обл
Новгородская обл
Новосибирская обл
Омская обл
Оренбургская обл
Орловская обл
Пензенская обл
Пермский край
Приморский край
Псковская обл
Респ Адыгея
Респ Алтай
Респ Башкортостан
Респ Бурятия
Респ Дагестан
Респ Карелия
Респ Коми
Респ Марий Эл
Респ Мордовия
Респ Саха
Респ Северная Осетия - Алания
Респ Татарстан
Респ Тыва (Тува)
Респ Хакасия
Ростовская обл
Рязанская обл
Самарская обл
Саратовская обл
Сахалинская обл
Свердловская обл
Смоленская обл
Ставропольский край
Тамбовская обл
Тверская обл
Томская обл
Тульская обл
Тюменская обл
Удмуртская Респ
Ульяновская обл
Хабаровский край
Ханты-Мансийский АО
Челябинская обл
Чеченская респ
Чувашская респ
Ямало-Ненецкий АО
Ярославская обл
Ваш город Москва?
Да