Авентура, агентство событий

Как выбрать подрядчиков для мероприятия?

6 дней назад
728

Создание и организация мероприятия – это, своего рода, большая стройка или сложный ремонт, где в голове нужно удержать десятки деталей, согласований, смет и факторов, которые иногда прямо противоречат друг другу, но должны как-то складываться в единую идеальную картинку. Поговорим о подрядчиках, необходимой команде любого проекта...

Создание и организация мероприятия – это, своего рода, большая стройка или сложный ремонт, где в голове нужно удержать десятки деталей, согласований, смет и факторов, которые иногда прямо противоречат друг другу, но должны как-то складываться в единую идеальную картинку.

Мы уже говорили о важности команды, которой вы сможете доверить часть работы, и которая не подведет в ответственный момент. Но это то, что касается менеджмента и координации процессов. Часть задач будут выполнять подрядчики, и как «не облажаться» при работе с ними, мы постараемся вам сегодня рассказать.

Хорошие ведущие, ответственные артисты, расторопные декораторы со вкусом, вкусный и надежный кейтеринг и административный персонал, качественные технические работники – это не весь список лиц, которые обычно вовлечены в подготовку рядового ивента. Как же выбрать лучших из лучших?

Надежные подрядчики – это как в любви: их невозможно найти, их можно только встретить. Пережив первую «несчастную любовь», т.е. столкнувшись с разными не самыми надежными подрядчиками, мы стали подходить к подбору партнеров гораздо тщательнее, и сейчас у нас есть команда, которой всегда можно доверять. Но даже нам иногда приходится искать новых специалистов, и вот какими правилами мы руководствуемся.

Детальное описание задачи

Прежде всего мы всегда составляем очень конкретное описание технического задания. Советуем вам составить план задачи для себя, а после еще более детально для подрядчиков, указав все цифры и размеры, все предпочтения, которые есть у вас или у клиента, все цвета, которые есть в логотипе компании и т.д. 

Чем более детальным и конкретным будет описание технического задания, тем лучше. Важно предоставить примеры работ(референсы) – фото, видео, чертежи, планы и рисунки, для лучшего понимания ваших желаний подрядчиком.

Детальное описание задачи

Прежде всего мы всегда составляем очень конкретное описание технического задания. Советуем вам составить план задачи для себя, а после еще более детально для подрядчиков, указав все цифры и размеры, все предпочтения, которые есть у вас или у клиента, все цвета, которые есть в логотипе компании и т.д. 

Чем более детальным и конкретным будет описание технического задания, тем лучше. Важно предоставить примеры работ(референсы) – фото, видео, чертежи, планы и рисунки, для лучшего понимания ваших желаний подрядчиком.

Шорт лист подрядчиков

Для составления списка потенциальных подрядчиков в том или ином направлении мы используем все доступные способы: собственная база подрядчиков наработанная годами, рекомендации коллег и партнеров, а также топ-10 поисковых систем. Мы внимательно изучаем портфолио подрядчиков, фото, видео материалы и читаем отзывы о его работе. 

Только имея выбор из 10-20 потенциальных партнеров мы можем сделать действительно правильный выбор. 
После определения претендентов мы связываемся с каждым и отсылаем заранее подготовленное ТЗ.


Мучительный выбор

После отправки ТЗ прежде всего мы смотрим на оперативность реагирования подрядчика, адекватность его реакции и вопросов и на его ценовую политику. Помимо этого мы смотрим на соответствие цен рынку и задаем каверзные уточняющие вопросы.

После сравнения всех представленных вариантов, взвешивания всех положительных и отрицательных факторов, а также после небольшого внутреннего совещания наконец можно сделать выбор и выбрать того "Единственного" или даже иногда разделить задачу между несколькими подрядчиками.

Договор

Обязательно заключайте договор с партнерами, и не работайте с теми, кто говорит, что готов все сделать без договора или просит предоплату до подписания документа. Пропишите в нем:

— Условия расторжения договоренности и штрафы за просрочку выполнения работ
— Стоимость услуг и порядок оплаты
— Права на публикации и материалы (фото, видео и т.д.)
— Другие требования, которые характерны именно для вашей задачи.

Оплата и предоплата

Многие артисты работают по предоплате, это нормально и так уж устроена работа звезд. Но вот иной персонал или работа декораторов должны оплачиваться уже после того, как все сделано, и все «косяки» проверены и устранены. Не платите заранее, но и не скупитесь, если очень довольны результатом.

Вы работаете в одной команде

Один из важных пунктов – умение правильно общаться с подрядчиками. При подготовке мероприятий порой приходится работать с представителями очень разных профессий, и ко всем нужно найти верный подход. Уважать несколько эксцентричный характер артистов и грубоватую манеру общения технического персонала. Главное всегда проявлять вежливость, следить за собственными обещаниями, сроками, помнить, что все вы работаете в одной команде и у вас одна цель – сделать так, чтобы мероприятие прошло идеально!

Работа с подрядчиками может стать головной болью, а может стать началом большой дружбы и долгих лет сотрудничества, если подойти к делу ответственно и вдумчиво. Мы рады, что наши партнеры всегда работают на совесть и стали уже полноценной частью команды агентства событий «Авентура», которой мы гордимся.

Автор

Глушенков Михаил Вячеславович

Генеральный директор Авентура, агентство событий

image

Профиль
Изменить информацию о себе
Компании
Изменить информацию о компаниях и спецпредложениях
Подарки партнеров
Скидки на сервисы для бизнеса
Москва
Алтайский край
Амурская обл
Архангельская обл
Астраханская обл
Белгородская обл
Брянская обл
Владимирская обл
Волгоградская обл
Вологодская обл
Воронежская обл
Еврейская АО
Забайкальский край
Ивановская обл
Иркутская обл
Кабардино-Балкарская респ
Калининградская обл
Калужская обл
Камчатский край
Карачаево-Черкесская респ
Кемеровская обл
Кировская обл
Костромская обл
Краснодарский край
Красноярский край
Курганская обл
Курская обл
Ленинградская обл
Липецкая обл
Московская обл
Мурманская обл
Нижегородская обл
Новгородская обл
Новосибирская обл
Омская обл
Оренбургская обл
Орловская обл
Пензенская обл
Пермский край
Приморский край
Псковская обл
Респ Адыгея
Респ Алтай
Респ Башкортостан
Респ Бурятия
Респ Дагестан
Респ Карелия
Респ Коми
Респ Марий Эл
Респ Мордовия
Респ Саха
Респ Северная Осетия - Алания
Респ Татарстан
Респ Тыва (Тува)
Респ Хакасия
Ростовская обл
Рязанская обл
Самарская обл
Саратовская обл
Сахалинская обл
Свердловская обл
Смоленская обл
Ставропольский край
Тамбовская обл
Тверская обл
Томская обл
Тульская обл
Тюменская обл
Удмуртская Респ
Ульяновская обл
Хабаровский край
Ханты-Мансийский АО
Челябинская обл
Чеченская респ
Чувашская респ
Ямало-Ненецкий АО
Ярославская обл
Ваш город Москва?
Да