Клуб Клиентов Альфа-Банка

Совет №7: оформляйте документы с контрагентами

17 ноября 2017
8283

Мы продолжаем рассказывать, как минимизировать риски для бизнеса. Покупая товар или услугу без документов, есть риск получить не то, что хочется, но соблазн низкой цены иногда гораздо сильнее здравого смысла. И потеря денег – не единственный риск. Поэтому сегодня мы расскажем, почему важно правильно оформлять первичные документы с клиентами и поставщиками.

В чем именно риски?

Отсутствие правильно оформленного договора или документов об исполнении обязательств по договору часто становится причиной, по которой невозможно получить деньги через суд.

Кроме того, если вы приобретаете товар без документов, то скорее всего и оплатить его попросят наличкой. В этом случае все риски, связанные со снятием наличных и подтверждением этих операций, ложатся на вашу компанию. Подробнее об этом мы рассказывали в совете №3

Какие могут быть последствия?

Банк, не получив надлежащим образом оформленных документов о расходовании наличных, будет вынужден признать операции сомнительными и принять меры: заблокировать удаленный доступ к счету и карты, отказать в проведении операции, а в случае двух отказов закрыть счет в одностороннем порядке.

ИФНС при отсутствии или ненадлежащем оформлении документов на приобретенные товары или услуги может не засчитать расходы при расчете налогооблагаемой базы вашей компании. В этом случае будут доначислены налоги и штрафы. И они могут быть выше выгоды от приобретения товара без документов.

Как избежать рисков?

  1. Со всеми клиентами и поставщиками товаров и услуг заключайте договоры. Для работы с контрагентами удобно иметь собственные «рыбы» договоров, где уже есть все необходимые пункты. При заключении договора с новым клиентом или поставщиком предлагайте именно такой договор. Если вы работаете с крупными заказчиками и не можете использовать свою форму договора, обязательно проверяйте все условия – даже у крупных заказчиков договоры оформляют люди, которые могут допустить ошибку не в вашу пользу.
  2. Если у вас много клиентов и оформление индивидуальных договоров отнимает много времени, создайте договор-оферту. Такой договор необходимо разместить в публичном доступе для клиентов: на сайте и в офисе вашей компании (так, например, размещен Договор о расчетно-кассовом обслуживании для клиентов Альфа-Банка). Для заключения договора-оферты от клиента потребуется только подписать подтверждение о присоединении к договору.
  3. Обращайте внимание на правильное указание наименования, количества и стоимости товаров или услуг в договоре. Если договор является рамочным, то к каждой конкретной поставке должны быть оформлены спецификация, заявка, счет или иной документ, предусмотренный договором, где будет указана подробная информация о поставке.
  4. Важно в договоре указать сроки поставки и оплаты товара/услуги, а также способ оплаты и условия доставки товара.
  5. Обращайте внимание на указание даты заключения договора, его срок и полные реквизиты и подписи сторон.
  6. По факту отгрузки товара или оказания услуги обязательно оформляйте первичные документы: товарно-транспортные накладные, акты приема-передачи, счета-фактуры и прочие документы, которые подтвердят факт исполнения условий договора.
  7. При оплате поставщикам указывайте в платежных поручениях наименование товара или услуги, за которые платите, а также реквизиты документа, на основе которого делается поставка.
  8. Своевременное оформление всех этих документов поможет разобраться при возникновении претензий по выполнению договора, позволит сохранить ваши деньги, а также снимет вопросы со стороны банка и ИФНС.

В следующей статье я расскажу вам о том, почему банки запрашивают документы, и нужно ли их предоставлять.

Предыдущие советы вы можете прочитать здесь.

А на страничке вы можете скачать 8 рекомендаций, как минимизировать риски бизнеса.

Автор

Наталья Петропавловская

Руководитель по управлению комплаенс рисками Альфа-Банк

Другие полезные материалы
image

Профиль
Изменить информацию о себе
Компании
Изменить информацию о компаниях и спецпредложениях
Подарки партнеров
Скидки на сервисы для бизнеса
Москва
Алтайский край
Амурская обл
Архангельская обл
Астраханская обл
Белгородская обл
Брянская обл
Владимирская обл
Волгоградская обл
Вологодская обл
Воронежская обл
Еврейская АО
Забайкальский край
Ивановская обл
Иркутская обл
Кабардино-Балкарская респ
Калининградская обл
Калужская обл
Камчатский край
Карачаево-Черкесская респ
Кемеровская обл
Кировская обл
Костромская обл
Краснодарский край
Красноярский край
Курганская обл
Курская обл
Ленинградская обл
Липецкая обл
Московская обл
Мурманская обл
Нижегородская обл
Новгородская обл
Новосибирская обл
Омская обл
Оренбургская обл
Орловская обл
Пензенская обл
Пермский край
Приморский край
Псковская обл
Респ Адыгея
Респ Алтай
Респ Башкортостан
Респ Бурятия
Респ Дагестан
Респ Карелия
Респ Коми
Респ Марий Эл
Респ Мордовия
Респ Саха
Респ Северная Осетия - Алания
Респ Татарстан
Респ Тыва (Тува)
Респ Хакасия
Ростовская обл
Рязанская обл
Самарская обл
Саратовская обл
Сахалинская обл
Свердловская обл
Смоленская обл
Ставропольский край
Тамбовская обл
Тверская обл
Томская обл
Тульская обл
Тюменская обл
Удмуртская Респ
Ульяновская обл
Хабаровский край
Ханты-Мансийский АО
Челябинская обл
Чеченская респ
Чувашская респ
Ямало-Ненецкий АО
Ярославская обл
Ваш город Москва?
Да