Касса есть у каждого бизнеса. Это:
1. Касса предприятия – виртуальный кошелек организации, куда поступают и откуда расходуются наличные. Например, если деньги сняты с расчетного счета для выдачи займа учредителю – это приход по кассе, а когда они выданы учредителю – это расход по кассе.
2. ККТ в торгово-сервисных компаниях для выбивания чеков. Сейчас это онлайн-кассы, которые обязаны передавать данные в ИФНС через интернет.
Далее мы подробно разберем, как избежать рисков при работе с кассой каждого вида.
Касса предприятия
В чем риски?
Для кассы предприятия законом установлены правила оформления документов. Эти документы важны для бизнеса, так как неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не совпадут с фактическим количеством. Также налоговая запрашивает эти документы во время проверок, а банки могут запросить их для подтверждения операций в рамках Федерального закона 115-ФЗ (подробнее о запросах документов со стороны банка смотрите в блоге).
И обязательно нужно соблюдать правила расчетов наличными для организаций и ИП, особенно в части максимальной суммы в 100 000 рублей наличных расчетов по одному договору*.
* Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»
Какие могут быть последствия?
- За расчеты наличными между юридическими лицами и ИП выше установленной максимальной суммы предусмотрены штрафы до 50 000 рублей на организацию.
- Нарушение учета кассовых операций ИФНС считает грубым нарушением правил бухгалтерского учета. За это предусмотрены штрафы до 10 000 рублей на юридическое лицо*.
- Операции с наличными находятся в фокусе контроля со стороны банков, так как могут проводиться в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем. Снятие наличных – в зоне особого внимания. Подробнее об этом смотрите в блоге.
Также банки должны контролировать внесение на расчетный счет наличной выручки торгово-сервисными организациями**. Если компания не вносит наличные на счет в банке, то он обязан запросить у нее информацию, в какой банк она сдает выручку или куда ее расходует. Помните, что без внесения на счет можно расходовать наличную выручку только для возврата покупателям стоимости оплаченной ранее наличными покупки, выдачи зарплаты и подотчетных средств сотрудникам, оплаты товаров и услуг. Также ИП может забрать из наличной выручки свой личный доход. А рассчитываться наличными по договорам аренды недвижимости, выдаче и возврату займов можно только из средств, снятых с расчетного счета***.
* Статья 15.1 и статья 15.11 КоАП РФ.
** Методические рекомендации Банка России от 04.12.2015 № 35-МР
*** Указание Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»
Как избежать рисков?
- С 1 июня 2014 года ИП и малые предприятия могут применять упрощенный кассовый учет. Можно не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, не вести кассовую книгу, не устанавливать лимит остатка кассы. Но принимать наличные необходимо по приходным кассовым ордерам, а для выдачи денег работнику под отчет нужно оформлять расходный кассовый ордер*. Эти документы важно оформлять, так как в случае проверки со стороны налоговой или запроса от банка они помогут подтвердить источник поступления и расходование наличных.
- Если вы выдали наличные сотруднику под отчет для оплаты расходов организации, не забудьте верно оформить распорядительный документ от руководителя на выдачу средств и авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней после срока, на который выданы средства. Если срок выдачи не указан, то сотрудник должен отчитаться за них в день получения.
- Подключите эквайринг для приема оплаты от физических лиц как в торговой точке, так и на сайте вашего магазина. Это поможет избежать рисков фальшивых денег и недостач в кассе. Эквайринг также поможет увеличивать выручку и средний чек магазина, потому что часть покупателей перешла на бесконтактную оплату покупок с помощью смартфона и пластиковых карт.
- Для выплаты зарплаты сотрудникам используйте зарплатный проект, а для оплаты мелких расходов предприятия – карты линейки Альфа-Cash. Эти инструменты позволят сократить время на работу с наличными и оформление документов. Стоят они дешевле, чем снятие наличных, и не вызывают вопросов со стороны надзорных органов и банков
* Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», пункт 5 и пункт 6.3.
ККТ
В чем риски?
Основные требования по использованию ККТ определены законодательством*, и с 1 июля большинство предприятий должны использовать онлайн-кассы. Исключения:
- небольшие точки по ремонту обуви, галантереи или по изготовлению ключей
- предприятия, которые принимают вторсырье у населения, кроме металлолома и драгоценных металлов, камней
- кредитные организации, компании по работе с ценными бумагами
- религиозные организации
- торговые точки, которые продают прохладительные напитки из цистерн или мороженное на улице
- торговые точки, которые продают газеты в газетных киосках, или билеты на общественный транспорт
- торговые точки на необустроенном рынке или в общепите при образовательных учреждениях
- компании, оказывающие услуги носильщиков на вокзалах, услуги нянь и сиделок, услуги по вспашке огородов и распилке дров
- арендодатели собственного жилья
- компании, которые изготавливают и продают изделия народного художественного промысла
- компании в отдаленных или труднодоступных местностях.
* Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа»
Какие могут быть последствия?
1. При продаже товаров без онлайн-кассы предприятие может быть оштрафовано:
- штраф для ИП – 25%-50% от суммы продажи без кассы, минимум 10 000 рублей
- штраф для юридических лиц – 75%-100% от суммы продажи без кассы, минимум 30 000 рублей
- при повторном нарушении на сумму более 1 млн рублей деятельность организации может быть приостановлена на срок до 90 дней.
2. За то, что ККТ не соответствует требованиям законодательства или покупателю не был выдан чек, предусмотрен штраф 10 000рублей.
Как избежать рисков?
1. Если ваша деятельность не попадает под исключения, используйте онлайн-кассы:
- с 01.07.2018 – организации на ЕНВД и патенте (торговая деятельность, подакцизные товары, общепит), ИП на ЕНВД и патенте (с привлечением наемных сотрудников)
- с 01.07.2019 – организации на ЕНВД (услуги населению), ИП на ЕНВД (торговая деятельность без подакцизных товаров и услуги, без наемных сотрудников)
Обратите внимание: ИП на ЕНВД или патенте по факту установки онлайн-касс может подать документы на налоговый вычет в размере 18 000 рублей за каждую кассу
2. Тип ККТ должен соответствовать типу торговли, поэтому учитывайте проходимость покупателей и необходимость их обслуживать удаленно от торговой точки. Например, для курьерской доставки необходимы мобильные кассы. А для торговой точки с проходимостью более 150 покупателей в день не подойдет ньюджер (принтер чеков, экран кассира и встраиваемый фискальный накопитель в одном корпусе), так как он не рассчитан на пробитие большего количества чеков.
3. Обращайтесь к специалистам для регистрации ККТ в налоговой, так как ошибки при регистрации могут привести к деактивации фискального накопителя (потребуется покупать новый), а данные, печатающиеся в чеке, могут не соответствовать действительность – а это уже административная ответственность.
Подробнее обо всех нюансах применения ККТ согласно 54-ФЗ можно прочитать в брошюре «Сравни себя».
