Клуб Клиентов Альфа-Банка

6 частых бухгалтерских ошибок, которые могут вас разорить

29 августа
31737

Когда подключается новая компания, мы тщательно проверяем, кто и как вёл бухгалтерию до нас. В каждом втором случае находим одни и те же недочёты, из-за которых предприниматели платят лишние налоги или рискуют попасть на штрафы при проверке. Мы собрали самые частые проблемы, которые встречаются у наших новых клиентов.

Отчёты по старой форме

Государство любит выдумывать что-нибудь новенькое: каждый год появляются новые отчёты, меняются формы и сроки сдачи. Например, в этом году появился новый отчёт 6-НДФЛ, отчёты в Пенсионный Фонд стали ежемесячными, а Росстат придумал новую отчётность для всех предприятий по форме МП-СП.

За изменениями нужно следить, потому что сдать отчёт по старой форме — то же самое, что не сдать совсем. За это наказывают штрафами. Деньги обычно небольшие, но пусть лучше греют свой карман, а не чужой. Хотя, за новую форму Росстата штрафуют на сумму от 20 до 70 тысяч, а за повторную несдачу — до 150 тысяч рублей. Тут уже не до шуток.

Cдать отчёт по старой форме — то же самое, что не сдать совсем. За это наказывают штрафами.

У каждого десятого клиента есть хотя бы 1 отчёт по старой форме. Чаще всего это отчёты в ПФР или ФСС. Чтобы всё было красиво, у бухгалтера должен быть новый софт и подписка на профильные издания. Поэтому у нас есть специальные ребята, которые обновляют 1С, а бухгалтеров мы приучаем читать налоговые новости и ходить на курсы повышения квалификации.

Нет базы 1С

Ляпы и недочёты допускают даже опытные бухгалтеры — в этом нет ничего страшного. Гораздо хуже, если предыдущий исполнитель не может или не хочет отдать бухгалтерскую базу. В такой ситуации приходится восстанавливать весь учёт с нуля (а это очень дорого) или мириться с его отсутствием (а это рискованно).

Причин бывает несколько:

  • Учёт ведётся в маргинальной системе (а то и вовсе в экселе), формат данных которой не совместим с общепринятой 1С. В итоге все данные приходится переносить вручную.
  • Бухгалтер ведёт пять клиентов в одной базе. Отдать данные всех клиентов не может, а разделять базы не умеет. Приходится нанимать программиста, который сделает это за 30 тысяч рублей.
  • Бухгалтер обиделся и просит заплатить за базу 1С. Наш клиент недавно заплатил бывшему штатному буху 260 тысяч. И легко отделался, потому что восстановление стоило бы 500 тысяч.

Когда договариваетесь с исполнителем, обсудите, где он будет вести учёт, и что станет с бухгалтерской базой при расторжении договора. Если учёт ведёт фрилансер или штатный бух, храните базу у себя на сервере или просите присылать копии по окончании каждого отчётного периода. Лучше вести учёт в 1С Бухгалтерии, чтобы в будущем не было проблем с передачей базы.

Когда договариваетесь с исполнителем, обсудите, где он будет вести учёт, и что станет с бухгалтерской базой при расторжении договора. Если предыдущий исполнитель не может или не хочет отдать бухгалтерскую базу придется восстанавливать весь учёт с нуля или мириться с его отсутствием.

Примерно 1 из 10 клиентов приходит в Кнопку без бухгалтерской базы или с данными в непонятном формате. Приходится делать полное или частичное восстановление учёта.

Не очень бухгалтерский учёт

703ee8718a0a6e7ba6e48803ed34f4b4.png

Все компании (кроме ИП на упрощёнке) обязаны вести бухучёт: учитывать имущество, активы, затраты на производство, запасы материалов, долги перед поставщиками и ещё тысячу мелочей. Все операции нужно «закрывать» документами, разносить по счетам, каждый год отчитываться в налоговую и Росстат.

Есть налоговый учёт: он гораздо проще, ведётся на основании бухгалтерского и нужен только для отчётности в налоговую. Если грубо: посмотрел доходы и расходы, сверил с закрывающими документами, сделал отчёты и отправил в налоговую.

Приходящие бухгалтеры и аутсорсеры часто ведут только налоговый учёт, считают налоги по выписке и составляют бухгалтерский баланс на глазок. На первый взгляд всё тип-топ, но при налоговой проверке всплывает отсутствие бухучёта. За нарушения в бухучёте положен штраф, а если нарушаете несколько лет подряд и занижаете налоги больше, чем на 2 миллиона — уголовка.

Приходящие бухгалтеры и аутсорсеры часто ведут только налоговый учёт, считают налоги по выписке и cоставляют бухгалтерский баланс на глазок. За нарушения в бухучёте положен штраф, а если нарушаете несколько лет подряд и занижаете налоги больше, чем на 2 миллиона — уголовка.

Примерно трети новых клиентов мы восстанавливаем бухгалтерский учёт с нуля. Это тяжёлое дело и стоит недёшево,в среднем 50–70 тысяч рублей, поэтому лучше сразу вести учёт правильно.

Возмещение НДС

Компании на общей системе налогообложения платят НДС — налог на добавленную стоимость. НДС включают в стоимость товаров и услуг. Сумму НДС можно уменьшить за счёт НДС, который включают в стоимость ваши поставщики. Всё немного запутано, но суть проста: вы можете уменьшить сумму налога, если ваши поставщики выставляют счета-фактуры с НДС.

Больше всего проблем встречается при возмещении НДС с предоплаты и с международных сделок. Приходящие бухи и аутсорсеры часто выкатывают возмещение НДС отдельным ценником. Предприниматель не хочет переплачивать и отказывается от дополнительной услуги, хотя потенциально может сэкономить больше.

Вы можете уменьшить сумму налога, если ваши поставщики выставляют счета-фактуры с НДС. 

В трёх случаях из десяти мы находим недовозмещённый НДС. Иногда он копеечный, но часто выходят суммы больше 100 тысяч рублей. Бухгалтеры Кнопки всегда объясняют, что возмещать НДС — хорошо и выгодно. Мы помогаем правильно оформлять счета-фактуры и экономим клиентам деньги.

Бардак в документах

7a1b61068b04674f249717b9d3be68c9.png

Даже если вы ИП на УСН и ведёте только налоговый учёт, все финансовые операции нужно подкреплять документами: собирать акты, накладные, фискальные чеки, бланки строгой отчётности. Документы нужны, чтобы подтвердить доходы и расходы при налоговой проверке.

Допустим, поставщик отгрузил вам четыре тонны армянского пармезана и не выдал накладную. Через год налоговая решила проверить вашу компанию и заинтересовалась, на каком основании вы учли эти расходы. Если не сможете доказать, что деньги потратили на тот самый сыр, вам доначислят налоги с пенями. Такой сюрприз может приключиться в течение трёх лет с момента сделки — именно столько по закону нужно хранить документы.

Даже если вы ИП на УСН и ведёте только налоговый учёт, все финансовые операции нужно подкреплять документами. По закону документы следует хранить в течение трех лет с момента сделки. 

Бардак в документах встречается примерно у половины новых клиентов, особенно если бухгалтерию вёл фрилансер на удалёнке. Мы помогаем прибраться в бумажках, сканируем и бережно храним все документы. Если каких-то доков не хватает, их можно запросить у контрагентов — с этим мы тоже помогаем.

Учёт сотрудников на коленке

man.png

Кадровый учёт и зарплатные налоги — отдельная область бухгалтерии, притом достаточно объёмная. Вы наверняка заметили, что сотрудники болеют, ходят в отпуск, рожают, просят премии и отгулы. Современное законодательство вообще трепетно относится к комфорту работника. Не то что в старые добрые времена крепостного права.

Сотрудников нужно правильно трудоустраивать, увольнять, начислять им декретные, больничные и правильно считать налоги на эти выплаты. Часто при расчёте больничных бухгалтер не учитывает премии, выплаченные в текущем периоде. Из-за этого сотрудник получает меньше денег, а предприниматель — штрафы из трудовой инспекции. К тому же, больничные и декретные можно возместить из Соцстраха. Сотрудник будет доволен, а вы ничего не потеряете.

Аутсорсеры и приходящие бухи часто экономят время на кадровых делах. У каждого второго клиента мы находим пару сотрудников, по которым можно возместить деньги из ФСС. Учётом сотрудников в Кнопке занимаются отдельные бухгалтеры по зарплате. Они следят, чтобы всё было правильно и выгодно.

Аутсорсеры и приходящие бухи часто экономят время на кадровых делах. У каждого второго клиента мы находим пару сотрудников, по которым можно возместить деньги из ФСС. 

У 80% наших новых клиентов есть недочёты в учёте за прошлые годы. Иногда на них можно закрыть глаза, но чаще приходится устранять самостоятельно или уговаривать бывшего бухгалтера. Мы стараемся вести учёт аккуратно, помогаем восстанавливать предыдущие периоды и отдаём чистые базы 1С при расторжении договора.

Есть тысяча способов сэкономить на бухгалтерском обслуживании: найти фрилансера или недорогого аутсорсера за пару тысяч в месяц, поручить учёт жене или соседской дочери с экономфака. Но если у вас серьёзный бизнес, экономия на налогах быстро окупит деньги, которые вы заплатите надёжному и опытному исполнителю.

Если не уверены в своём бухгалтере, приходите к нам. Мы проведём аудит, поправим недочёты и поможем сэкономить.

Всем мир :)

Автор

Андрей Завьялов

Вождь: Кнопка

Email: z@knopka.com Телефон: +79122400995

Пять лет проработал в крупной энергетической компании в должности финансового и генерального директора. Три года управлял инвестиционной компанией в сфере «зелёной» энергетики. Сменил привычную сферу, отказался от важных должностей и три года руководил продажами интернет-проектов Эльба и Диадок в компании СКБ Контур. Заработал лысину, степень MBA и огромный опыт в b2c и b2b продажах.В 2013 году, вместе с другими вождями, придумал и сделал Кнопку.
Другие полезные материалы
image

Профиль
Изменить информацию о себе
Компании
Изменить информацию о компаниях и спецпредложениях
Подарки партнеров
Скидки на сервисы для бизнеса
Москва
Алтайский край
Амурская обл
Архангельская обл
Астраханская обл
Белгородская обл
Брянская обл
Владимирская обл
Волгоградская обл
Вологодская обл
Воронежская обл
Еврейская АО
Забайкальский край
Ивановская обл
Иркутская обл
Кабардино-Балкарская респ
Калининградская обл
Калужская обл
Камчатский край
Карачаево-Черкесская респ
Кемеровская обл
Кировская обл
Костромская обл
Краснодарский край
Красноярский край
Курганская обл
Курская обл
Ленинградская обл
Липецкая обл
Московская обл
Мурманская обл
Нижегородская обл
Новгородская обл
Новосибирская обл
Омская обл
Оренбургская обл
Орловская обл
Пензенская обл
Пермский край
Приморский край
Псковская обл
Респ Адыгея
Респ Алтай
Респ Башкортостан
Респ Бурятия
Респ Дагестан
Респ Карелия
Респ Коми
Респ Марий Эл
Респ Мордовия
Респ Саха
Респ Северная Осетия - Алания
Респ Татарстан
Респ Тыва (Тува)
Респ Хакасия
Ростовская обл
Рязанская обл
Самарская обл
Саратовская обл
Сахалинская обл
Свердловская обл
Смоленская обл
Ставропольский край
Тамбовская обл
Тверская обл
Томская обл
Тульская обл
Тюменская обл
Удмуртская Респ
Ульяновская обл
Хабаровский край
Ханты-Мансийский АО
Челябинская обл
Чеченская респ
Чувашская респ
Ямало-Ненецкий АО
Ярославская обл
Ваш город Москва?
Да